Nota del editor: Este artículo inicia una nueva serie recurrente llamada Lo que realmente significa, una revisión de la gestión de la cadena de suministro, diseñada para aclarar los términos de uso común sobre la cadena de suministro que a menudo tienen diferentes significados en diferentes organizaciones. La serie tiene como objetivo crear definiciones prácticas y comunes fundamentando la terminología en casos de uso de implementación y diseño del mundo real. La serie está escrita por Andrew Byer, exjefe de cadena de suministro de P&G, y Mike Dobslaw, jefe de Práctica de Planificación de la Cadena de Suministro de EY. Los nuevos artículos de la serie What It Really Means aparecen el segundo y cuarto jueves de cada mes.
Un término que se utiliza a menudo en los debates sobre la digitalización de la cadena de suministro es democratización de los datos. Pero, ¿qué significa esto en aplicaciones prácticas del mundo real?
En primer lugar, relájese: la democratización de los datos no tiene nada que ver con la política. ¡No existen datos azules, rojos o incluso morados en los sistemas de cadena de suministro! democratizar los datos significa que quienes los necesitan (para planificación, toma de decisiones, seguimiento o ajuste) tengan acceso a datos utilizables y de calidad.
La clave para democratizar los datos es garantizar que los planificadores/ejecutivos de alto nivel tengan acceso en tiempo real a datos de calidad bajo demanda. El cambio más importante es que los datos no deben ser una herramienta controlada por TI o científicos de datos, sino que deben transferirse a la organización como una herramienta comercial disponible según sea necesario. Eso es lo que lo hace democrático. Suena simple, ¿verdad?
¿Por qué es importante democratizar los datos? Para optimizar el rendimiento de la cadena de suministro, una empresa necesita planificación y ejecución basadas en la mejor información disponible. Esta información es traducida por el sistema mediante codificación, que la convierte en datos. Estos datos luego se pueden utilizar para cálculos algorítmicos. Usemos el diseño como ejemplo de cómo funciona esto. La planificación es un conjunto de decisiones: qué haré, cuánto, cuándo, qué recursos utilizaré, qué materiales, dónde se entregarán, etc. La planificación suele ser una tarea de «primera línea» realizada por empleados que utilizan sistemas transaccionales. Los planificadores también son responsables de monitorear el desempeño de la ejecución y el plan, incluida la intervención cuando existe una brecha entre el plan y el desempeño real. Los datos necesarios para monitorear la implementación son información de monitoreo y control en tiempo real (por ejemplo, el estado de los materiales que se dirigen a las plantas, el estado de producción, el estado de calidad, etc.). Sin embargo, a menudo no existe en la forma (o plazo) disponible en los sistemas de planificación transaccional. Por lo tanto, el diseñador debe tener acceso a los datos operativos, en cualquier lugar de la arquitectura del sistema de la empresa. Aquí es donde el diseño, el acceso y el almacenamiento del sistema se convierten en factores que determinan si los datos están realmente democratizados. Una prueba sencilla para determinar si los datos de su organización están democratizados: ¿las personas que necesitan datos específicos para sus funciones tienen una forma directa de acceder a esos datos cuando los necesitan?
Ventajas de la democratización de los datos: En una organización de alto rendimiento, la responsabilidad por los resultados corresponde a los empleados de primera línea (p. ej. diseñadores, técnicos de producción y almacén, etc. En este caso, la disponibilidad de los datos correctos (precisos, actualizados, disponibles para la planificación, la toma de decisiones y el seguimiento del estado) es una herramienta clave. Los beneficios se producen en las siguientes áreas:
- Planificar la calidad
- La capacidad de implementar un plan con acciones.
- Productividad: reducción de tiempos y toque en planificación y operaciones
- Un cambio de una “extinción de incendios” reactiva a actividades de diseño más proactivas y con valor agregado
- Mayor responsabilidad por los resultados y satisfacción laboral (“Tengo las herramientas para hacer mi trabajo”)
Advertencias: Desafortunadamente, puede haber muchos obstáculos intencionales o no para la democratización de los datos, entre ellos:
- diseño del sistema
- Controles/restricciones de seguridad organizacional
- Precisión y calidad de los datos.
- Oportunidad de la disponibilidad de datos
- El almacenamiento de datos se puede utilizar bajo demanda.
¿Cómo empezamos a democratizar los datos?
Quizás esté pensando: «¿Cómo puedo siquiera empezar a pensar en utilizar los datos como herramienta de esta manera? Mis diseñadores ni siquiera tienen tiempo para limpiar sus datos maestros, y mucho menos utilizar los datos de forma proactiva».
La clave para democratizar los datos es reconocer el papel de liderazgo de la cadena de suministro. El papel de la dirección es eliminar los obstáculos que enfrentan los empleados de primera línea y que amenazan sus resultados. Por lo tanto, para democratizar los datos, el primer paso es determinar los datos necesarios para una tarea determinada de la cadena de suministro (por ejemplo, utilizando un ejemplo de programación de producción manufacturera, es importante saber si los materiales llegarán a tiempo y, por lo tanto, cuáles son el método de entrega típico y los intervalos de tiempo de entrega del proveedor X). El segundo paso es garantizar que estos datos existan, sean precisos y estén estructurados para que los usuarios puedan extraerlos y utilizarlos para sistemas de diseño/implementación según sea necesario. En este ejemplo, el gerente debe verificar que sus planificadores tengan acceso a todos los datos que necesitan para crear y monitorear planes válidos de suministro de materiales. Es importante que los diseñadores estén capacitados en (1) dónde encontrar y (2) cómo acceder a los datos, y (3) cómo usar herramientas para extraer/transformar/cargar datos para su uso en el análisis de sistemas transaccionales y la toma de decisiones, paneles de visualización y otras herramientas de diseño y control.
Sobre los autores
Andrew Byer es exjefe de cadena de suministro de P&G. Mike Dobslaw dirige la práctica de planificación de la cadena de suministro de EY. Para obtener más información sobre cómo los equipos de EY y P&G apoyan la transformación de la cadena de suministro, escriba (correo electrónico protegido)
