Dirigir una farmacia de hospital es un juego de números: ¿cuántas existencias necesitas disponibles? ¿Cuánta medicina se desperdicia? ¿Qué tan eficientes son los procesos de trabajo diarios? Cada minuto extra ahorrado o desperdiciado puede sumar cientos de veces en un solo día y, con el tiempo, da como resultado que una farmacia funcione sin problemas o constantemente atrasada.
Se deben considerar ciertos métodos, como la gestión de medicamentos hospitalarios y la identificación por radiofrecuencia (RFID), porque reflejan las presiones del mundo real que enfrentan los gerentes de farmacia. Para tener esto en cuenta, se deben realizar auditorías periódicas con los farmacéuticos del hospital para comprender sus desafíos y objetivos actuales.
Luchar contra el despilfarro de medicamentos y optimizar la eficiencia del personal
En el primer trimestre de 2024, la Sociedad Estadounidense de Farmacéuticos del Sistema de Salud (ASHP) informó un récord de 323 escasez de medicamentos activos.1 Si bien las cifras han disminuido desde ese pico, la escasez sigue siendo una realidad desafiante y siempre presente para los farmacéuticos de los hospitales. Sin embargo, realizar pedidos excesivos y tener un exceso de inventario es un problema igualmente apremiante a medida que aumentan los costos de atención médica en América del Norte.
«Uno de nuestros objetivos este año es cambiar la forma en que se administran los medicamentos para aumentar la eficiencia, la excelencia clínica y la seguridad del paciente en Southlake Health», dijo Jennifer Daley-Morris, directora de farmacia de Southlake Health en Ontario, Canadá. «Tener el suministro adecuado de medicamentos es vital y garantiza que nuestros equipos clínicos puedan brindar atención de vanguardia cerca de casa a cientos de pacientes todos los días».
Southlake Health es un gran hospital comunitario en Newmarket, Ontario. Como una de las principales organizaciones de atención médica de Canadá, su equipo de más de 1000 empleados, médicos, estudiantes y voluntarios opera múltiples sitios que atienden a pacientes en la región norte de York y el sur del condado de Simcoe. A través de sus programas regionales, también brinda atención especial para el corazón y el cáncer. Muchas especialidades enfrentan desafíos únicos, incluidos medicamentos especializados o medicamentos críticos para la salud que a menudo tienen pedidos pendientes.
Southlake es un líder regional en el uso de la tecnología RFID como herramienta para permitir el seguimiento y la gestión en tiempo real de los medicamentos a medida que pasan por el sistema hospitalario.
«Las etiquetas RFID nos brindan mejores análisis para que podamos redistribuir los medicamentos de manera proactiva antes de que caduquen, reduciendo el desperdicio de medicamentos y liberando tiempo del personal», explicó Daley-Morris. «Nuestros técnicos talentosos pueden centrarse más en la seguridad del paciente y menos en tareas administrativas».
Southlake Health fue uno de los primeros sitios importantes en su área en implementar carritos para dormir con tecnología RFID, un proceso impulsado tanto por los médicos como por el equipo de la farmacia. Según Daley-Morris, los carros son intuitivos, fáciles de usar y ofrecen beneficios claros en el flujo de trabajo tanto para los médicos como para la gestión del inventario de la farmacia.
“Tener una visión general es increíblemente útil como líder”, afirmó. «Respalda conversaciones importantes con mi equipo y me ayuda a identificar oportunidades para reducir el desperdicio, mejorar la eficiencia y, lo más importante, colaborar con colegas para brindar atención de alta calidad».
Bandejas listas para usar en un centro quirúrgico
Como centro regional, el Centro Médico del Norte de Mississippi presta servicios en 24 condados del norte de Mississippi y el noroeste de Alabama y cubre una amplia gama de necesidades y procedimientos. En el quirófano (OR), esto puede suponer una carga importante para la gestión y organización de la medicación.
Por ejemplo, en ciertos días, los cirujanos pueden realizar 5 o 6 procedimientos de retina. Para cada operación, los equipos de quirófano necesitan entre 15 y 20 medicamentos diferentes. En el pasado, estos medicamentos se seleccionaban y verificaban manualmente. Si se cancelara el caso, el equipo de farmacia tendría que rellenar toda la bandeja, empezando desde cero, para el siguiente procedimiento.
«Ahora tenemos un kit RFID para procedimientos de retina que está listo», dijo Lori Eschete, PharmD, MBA, especialista en farmacia clínica para servicios quirúrgicos en North Mississippi Medical Center. «Hay 15 colocados en el gabinete para que el técnico (no) tenga que sacar esos medicamentos todos los martes. Son RFID, sabemos que tenemos suficientes existencias y están listos para usar. Si no los necesitan, permanecen en el gabinete y están listos para el siguiente caso».
Los farmacéuticos han creado bandejas de reserva para otros procedimientos complejos o de gran volumen, incluida la craneotomía. Eschete explicó que el enfoque se extiende más allá de las regiones ultraperiféricas. «Estas bandejas realmente nos han ayudado a mantener el ritmo en esos días de gran volumen y ya estamos preparados con anticipación en lugar de reaccionar y esperar solicitudes oportunas».
Además, Eschete señaló que su equipo confirmó las ganancias de eficiencia a través de una serie de estudios, incluida una herramienta de mejora de procesos eficiente conocida como modelo espagueti, que rastrea cuántos viajes se realizaron a cada habitación antes y después de la implementación.2 «Hubo una diferencia significativa en la cantidad de veces que tuvimos que regresar y la cantidad de tareas que tuvimos que rehacer se redujo significativamente. Esto aporta una gran eficiencia, pero también la tranquilidad de que no se cometen errores y no se desperdician medicamentos».
Mirando hacia el futuro: abrazar el poder del cambio y el análisis
Los hospitales que han adoptado la tecnología RFID en la gestión de medicamentos están muy entusiasmados con el crecimiento continuo de la analítica y las posibilidades que pueden abrir herramientas como los pedidos predictivos.
«Tenemos la capacidad de optimizar los medicamentos y suministros que compramos y almacenamos», dijo Eschete. «En este momento, la mayoría de los proveedores no tienen una visión general fácil y en tiempo real de lo que está disponible. Tenemos bandejas y tecnología RFID, pero no estamos haciendo un uso completo de los datos. Un mejor uso de esta información evitaría el exceso de existencias; por ejemplo, no conservaríamos 10 viales cuando normalmente solo se necesita 1. Un uso más eficiente de los datos nos ayudaría a saber exactamente cuánto stock está venciendo y reduciría lo que se desperdicia, no solo en las regiones ultraperiféricas, sino en todo el sistema sanitario».
Sin embargo, como siempre, cualquier cambio debe ser muy deliberado y cuidadoso en el entorno hospitalario.
«Es comprensible que el sector sanitario sea cauteloso: nuestros procesos se basan en la seguridad del paciente y a la gente le preocupa que el cambio pueda alterar lo que ya funciona. Pero como dijo uno de nuestros anestesistas: ‘Si puedo salir del taller y cargar automáticamente, ¿por qué no puede ser en el quirófano?’ Tenemos que estar abiertos al cambio si queremos ser sostenibles y seguir mejorando la atención», afirmó. Daley-Morris. «Soy muy afortunado de tener un equipo que apoya la innovación y el liderazgo y apoya la prueba de nuevos enfoques».
